Il faut élaborer un projet…
En effet, on peut difficilement comprendre le pourquoi d’une association, sans l’existence d’un projet ou un « but » ( Article 1 de la loi du 1er Juillet 1901).
Le principe associatif veut que le projet permette de développer des activités d’intérêt général. Autrement, la reconnaissance d’utilité sociale de l’association est remise en cause.
En bref, le but poursuivi par une association ne doit pas servir à enrichir ses membres…..sur le plan pécuniaire bien sûr.
A savoir : La mise en œuvre d’un projet passe par une étape de formalisation écrite . Il convient d’y accorder tout le temps nécessaire pour s’assurer de la faisabilité de son projet.
Il faut chercher des membres
On ne peut parler d’association que si l’on est plusieurs, c’est suivant cette logique qu’on considère qu’il faut au moins être deux avant de se constituer en association. Cependant nous préconisons une personne supplémentaire pour former la structure de base ; le président, le trésorier et le secrétaire.
Qui peut être membre ? En principe tout le monde. Mais il serait judicieux de faire attention à ce choix sur la base des critères suivants :
- L’enthousiasme par rapport au projet
- Les compétences dont ils disposent pour la bonne administration de l’association
A savoir : Les associations sont libres de refuser leur entrée à certaines personnes qui ne leur conviendraient pas.
Cependant, des textes rendent obligatoire, pour l’exercice de certaines activités l’adhésion à une association ; ces restrictions découlant des prérogatives liées à la mission du service public confiée à ces associations.
Il faut rédiger des statuts
Partant du principe que nous nous adressons aux projets de création d’associations déclarées, la rédaction des statuts est obligatoire.
D’abord, à quoi servent les statuts ? Ils formalisent le consentement des membres. Ils régissent le mode de fonctionnement de l’association. C’est un document de référence que sollicitent en général tous les partenaires institutionnels. En cas d’affaires protées devant les tribunaux, le juge réclame systématiquement les statuts de l’association afin justement de …..statuer
C’est donc un document auquel il faut accorder une grande réflexion au moment de son élaboration.
A savoir : Une convention d’association purement verbale ne peut permettre de créer une association déclarée. Il faut un écrit.
Cet écrit peut être manuscrit, tapé à la machine, polycopié, ou encore imprimé, les parties se consentent de renseigner les espaces blancs.
Lorsqu’une erreur a été commise, il est préférable de rayer le (ou les) mot (s) qui ne conviennent pas et de faire un renvoi en marge ; chaque renvoi sera approuvé au moyen des paraphes des parties. Il en est de même lorsqu’une mention a été oubliée.
Il est utile de faire parapher chaque bas de page.
D’abord, faire approuver les statuts
Par qui ? Par tous les futurs, participants (sociétaires) à cette grande aventure. Généralement ils se réunissent dans le cadre de ce qu’on appelle une « assemblée constitutive ». Si tous partagent les termes du contrat (statuts), alors ils approuvent en le signant.
Ensuite constituer le dossier de déclaration
Il me faut préparer l’ensemble des pièces à réunir avec le plus grand soin. Cela permettra d’éviter des pertes de temps inutiles ( qui peuvent facilement décourager . Notez donc ceci, vous devez constituer un dossier comprennent :
- Une déclaration adressée au Préfet ou sous-préfet faite sur papier libre en recommandé avec A.R, datée et signée.
- Une attestation justifiant de l’établissement du siège social ( quittance eau, électricité, téléphone).
- Deux exemplaires (3 exemplaires en Sous-Préfectures de P-A-P) des statuts datés et signés.
- La liste des membres du conseil d’administration (si elle ne figure pas déjà sur la déclaration ), avec les nom (nom de jeune fille pour les femmes mariées), prénoms, date et lieu de naissance, profession, nationalité et adresse.
- Une demande d’insertion au journal officiel remplie et signée ( imprimé
- Une photocopie du coupon détachable et du règlement avant de les adresser aux journaux officiels (règlement par chèque ou mandat).
- Le registre spécial à pages numérotées, côté et paraphé sur chaque feuille par le Président.
Ne pas oublier de porter en première page la mention suivante : « Le présent registre comprenant…….feuillets, destinés exclusivement à la transcription des modifications statutaires et changements dans l’administration de l’association, a été côté et paraphé en conformité de l’article 31 du 16 Août 1901 portant règlement d’administration publique pour l’exécution de la Loi du 1er Juillet 1901 relative au contrat d’association par nous, Président de l’association……..(précisez le nom de l’association) ». (date + signature du Président).
Puis, se rendre à la préfecture ou à la sous-préfecture…Ça dépend.
Le bureau auquel se rendre dépend de l’adresse du siège social de mon association. C ‘est une question de circonscription. En Guadeloupe, les choses sont ainsi organisées :
Si le siège de votre association est en Grande-Terre, vous effectuerez votre déclaration à la Sous-Préfecture de Pointe-à-Pitre.
Pour ceux qui sont de l’autre côté du pont de la Gabarre, ils se rendront en Préfecture à Basse-Terre.
Si vous êtes sur les dépendances, prenez notes :
- Marie-Galantes et Désirade : Sous Préfecture de Pointe-à-Pitre
- Les Saintes : Préfecture
- Saint-Martin et Saint-Barthélemy : Sous –Préfectures de Saint-Martin des îles du Nord.
Et attendre
Enfin…. On a toujours de quoi s’occuper quand on monte une association. Mais ce qu’il faut savoir c’est que votre déclaration ne sera effective qu’après publication au journal officiel. Il faut compter en moyenne 5 Jours.
A savoir : Les statuts, la liste du conseil d’administration, le récépissé de déclaration et l’insertion au journal officiel (J O) constituent des pièces très importantes dont il faudra détenir plusieurs exemplaires. Ils sont systématiquement réclamés par les tiers en cas de demande de subvention par exemple.
Autre formalité moins connue : Une fois votre association déclarée ; l’association doit s’inquiéter de son régime fiscal en remplissant un questionnaire délivré par les services fiscaux.
En savoirplus
- Télécharger la fiche de déclaration d’une association aux services de la ville
- Télécharger la déclaration d’acquisition d’un prêt immobilier
- Télécharger la déclaration de changement de personnes
- Télécharger la déclaration du préfet
- Télécharger la déclaration du statut social
- Direction des Affaires Culturelles : 0590 24 98 28
